Útmutató az ideális ERP Szoftver kiválasztásához: Fontos tényezők és tanácsok
Pillantsunk be az ERP szoftverek világában! A következőkben áttekintjük, hogyan választhatja ki a legmegfelelőbb megoldást vállalkozása számára, miközben egyúttal elmélyülünk az alapvető kérdésekben, információkban és fogalmakban, amelyek kulcsszerepet játszanak ebben a döntésben.
Olvasási időtartam: 8 perc (1. rész)
Tartalom:
1. ERP gondolati áttekintés - A szoftver jelentésétől a program által nyújtotta segítségig
Minden cég használ valamilyen rendszert, ha adatokkal, bizonylatokkal, számlákkal, szerződésekkel foglalkozik, és azt valahol (akár Egy Excelben) nyilvántartja már van egy rendszere.
Minden vállalkozás számára kulcsfontosságú egy egységes informatikai rendszer az adatok, számlák, dokumentumok vagy szerződések hatékony kezelésének érdekében. Legyen szó akár kisvállalkozásról illetve nagyvállalatról, az adatok strukturált tárolása és rendszerezése elengedhetetlen a hatékony működéshez.
Sok vállalkozásban még jelenleg is plusz erőbefektetés és idő felhasználás az adatok feldolgozása. A hasznos információk kinyerése a még mindig hagyományos excel táblákból történik. A manuális feldolgozás, időigényes és hibalehetőségekkel teli feladat, ami jelentős ráfordítást jelent a cégnek.
Az ERP rendszerek ezen kihívásokra kínálnak megoldást. Az eltérő munkaterületek igényeire igazított, könnyen használható adatrögzítési felülettel és cégre szabott folyamtokkal biztosítja a vezetői döntéseket.
Legyen szó egy szolgáltatóról, nagykereskedőről vagy gyártóról, az ERP rendszerek lehetővé teszik az összetett üzleti folyamatok egyszerűsítését és automatizálását, minimalizálva ezzel a költségeket és munkaidőt.
Nem csak az adatok gyorsabb és pontosabb elemzését biztosíthatja, de a vállalatok agilisabbak és versenyképesebbek lesznek a dinamikusan változó piaci környezetben. Ezen rendszerek valós idejű információkkal látnak el, így segítve elő a döntéshozatalt és a stratégiai tervezést.
2. A Program tulajdonságai - ERP tulajdonságai:
- Moduláris felépítésű - a rendszer részei
- "Egybemenetes" – az adatok felrögzítése egyszeri
- Integrált - egymást támogató modulok
- Produktivitás - felesleges, duplikált adatfelvitel elkerülése által,
- Flexibilitás - a változó körülményekhez történő alkalmazkodása
- Valós idejű adatok szolgáltatása
- Utókalkulációs adatelemzések lehetőségét akár AI támogatással
Nincsen egységes iparág független ERP rendszer.
Minden iparágban, tevékenységben, cég struktúrában az ERP mást és mást jelenthet!
3. A Szoftver bevezetésének jelentősége - Mi az ERP bevezetésének jelentősége?
|
Ha röviden szeretnénk megválaszolni: ERP bevezetésének célja(i) => |
 |
A vállalat irányítási rendszer egy vállalkozás életében kulcsfontosságú lehet. Egy-két ismérvet kiemelve mutatunk rá, miben nyújthatnak támogatást a vállalkozásnak ezek a programok:
Átláthatóság:
Az ERP szoftvereken keresztül biztosított a vállalkozások számára a valós időben történő nyomon követést. Mint például a számlázásról, megrendelésről, gyártásról, szállításról történő pontos információ megjelenítése, nyomon követése. Könnyebb, gyorsabb és hatékonyabb adatbevitel, keresés, ütemezés. A modulok közötti kapcsolat biztosítja a időmenedzsment maximális produktivitását.
A hatékonyabb folyamatokban: A vállalat irányítási rendszer lehetővé teszi a cég számára, hogy hatékonyabbá tegye folyamatait, és csökkentse a manuális teendők ellátását. A rendszerben található funkciók, mint például az automatizálás, a dokumentumkezelés és a feladatkezelés, segíthetnek a vállalkozásnak időt és pénzt megtakarítani.
Adatvagyon - A jobb adatkezelésben: Ez a struktúra lehetővé teszi a vállalkozás számára, hogy jobban kezelje adatait. A szoftverben található funkciók, mint például az adatbázis-kezelés és az adatfeldolgozás, segíthetnek abban, hogy pontosabb és megbízhatóbb adatokat használjon a döntéshozatal során.
Ügyfélélmény: Az architektúra lehetővé teszi a szervezet számára, hogy jobban kezelje kapcsolatait az ügyfelekkel és partnerekkel. Az ügyviteli rendszerben található funkciók, segítenek a vállalkozásnak abban, hogy jobban megértse az ügyfelek igényeit és elvárásait.
Az új rendszer bevezetése és kritikája a vállalat életében egy fontos pillanat.
4. Döntése előkészítés - Döntés előkészítés momentumai:
A kiválasztást támogató kérdések elősegíthetik, hogy a legmegfelelőbb rendszer mellett dönthessenek:
Milyen szempontok alapján válasszunk rendszert – pl.
Mi a vállalkozásunk főtevékenysége? - kereskedelem, szolgáltatás, gyártás?
Milyen területeket szeretnénk összekapcsolni, hogy a duplikációkat (pl. adatok, folyamatok) megszüntessük?
Milyen kontrolpontokat várunk el a rendszertől?
Milyen az adatbiztonsági elvárásunk ?
Milyen erőforrással rendelkezünk?
Milyen költségkeret áll rendelkezésünkre?
Milyen változásokat hozhat a rendszer bevezetése (időhatékonyság, humánerőforrás, költségcsökkenés...)
Milyen hatékonyság realizálható a szoftver használta által?
Hol tároljuk majd az adatokat, illetve magát a rendszert ?
1. lehetőség: szerver
2. lehetőség: cloud
3. lehetőség: hybrid
Elhanyagolható tényező-e a szakmai támogatás és személyes konzultáció fontossága a választásban?
1. support biztosítása a döntésben
2. személyre szabott, egyedi konzultáció a részletek egyeztetésében és implementálásában
5. Költségek rezüméje - Bevezetésnél felmerülhetnek más költségek is a szoftver díján kívül:
A kieső munkaidő pótlásának költsége: Az új rendszer bevezetése során a felmerülő költségeknek részét képezi a jelen humán erőforrás(ok) időbeli kiesése. A bevezetési procedura megköveteli a dolgozók részvételét és elkötelezettségét, ami időben és erőforrásokban is terhet ró a vállalkozás szervezeti allokálásában.
A humánerőforrás fluktuációja: A kevésbé rugalmas munkavállalók nehezíthetik a bevezetést, vagy akár el is hagyhatják a pozíciójukat esetlegesen a céget is. Ezáltal további költségek merülhetnek fel a toborzási és betanítási folyamatokban, valamint az elvesztett munkaerő miatt csökkenő hatékonyságban és termelékenységben.
Kapcsolódó IT fejlesztési költségek: A termék bevezetésénél az IT infrastruktúra módosításával is érdemes kalkulálni. Az új rendszer bevezetése gyakran új hardver- és szoftvereszközök beszerzését és telepítését igénylik, ami további költségek jelentenek a vállalat számára. A jelenlegi infrastruktúra korszerűsítése és a szükséges kapacitás bővítése az új rendszer hatékony működésének biztosítása érdekében elengedhetetlen lépés
Az egyik kiemelkedő teendő a PONTOS ÜTEMTERV elkészítése, mely segít a bevezetési lépések követésében és korlátokat garantál illetve bizalmat épít.
Egy korrekt ERP szolgáltató nemcsak a szoftvert biztosítja, de segít a bevezetés teljes folyamatában is. A szakmai egyeztetés és ütemezés révén garantálható a zökkenőmentes átállás és az új rendszer hatékony működése.
Fontos információ, hogy a szoftver specifikálása és személyre szabása, nem minden esetben jelent fejlesztést a szoftveren. Az ERP-rendszerek számos paraméterezési és beállítási lehetőséget tartalmaznak, amelyek segítségével az alkalmazást testre lehet szabni a vállalat egyedi igényei alapján. Ez a személyre szabás általában az installációs folyamat részét képezi, és magában foglalja a folyamatok átszervezését és a rendszer bevezetési stratégia kidolgozását.
Jó olvasást kívánunk és várjuk véleményüket visszajelzés űrlapon
A következő részben az alábbi területekről olvashatunk;
Bevezetést követő teendők
Ajánlás
