Lépjünk tovább az ERP szoftver bevezetésében

Fontos tényezők és tanácsok -Útmutató az ideális ERP Szoftver kiválasztásához - blog-bejegyzésünket folytatjuk 

Tekintsünk mélyebbre az alapvető kérdésekbe, információkba és fogalmakba, melyek kulcsszerepet játszanak ebben a döntésben. Természetesen, mint minden fontos döntés előtt, alapos kutatómunka szükséges, hogy elkerüljük a hibákat és sikeresen megvalósítsuk a projektet. 

Olvasási időt: 6 perc (2. rész)

Tartalom: 

  1. Üzemeltetési alternatívák
  2. A bevezetés fontos részletei 
  3. Utókövetési method 

1. Üzemeltetési alternatívák: 

Igyekezzünk figyelembe venni, hogy kis-, középvállalkozás esetén milyen üzemeltetési alternatívák lehetségesek. A kényelem és biztonsági szintek között melyik az ideális megoldás számunkra.

a. Felhő alapú ERP szoftver választása esetén:

Korszerű biztonsági intézkedések: 

  • Fejlett titkosítás: A felhőalapú ERP szolgáltatók gyakran használnak fejlett titkosítási technikákat az adatok védelme érdekében, mind az adatátvitel, mind a tárolás során. 
  • Rendszeres biztonsági frissítések: A felhőszolgáltatók folyamatosan frissítik a biztonsági rendszereiket, hogy védelmet nyújtsanak az új fenyegetések ellen, ezzel csökkentve a biztonsági rések és sebezhetőségek kockázatát. 
  • Beépített biztonsági szabványok: A nagy felhőszolgáltatók betartják a nemzetközi biztonsági szabványokat és előírásokat, például az ISO 27001-et vagy a GDPR-t, biztosítva ezzel a magas szintű adatvédelmet. 

Katasztrófa elhárítás és adatmentés: 

  • Automatikus biztonsági mentések: A felhőalapú ERP rendszerek automatikusan készítenek biztonsági mentéseket, így egy esetleges adatvesztés vagy rendszerhiba esetén az adatok könnyen helyreállíthatók. 
  • Katasztrófa utáni helyreállítás: A felhőszolgáltatók rendelkeznek katasztrófa elhárítási tervvel és infrastruktúrával, amelyek lehetővé teszik a gyors helyreállítást bármilyen katasztrófa esetén, legyen az természeti katasztrófa, hardverhiba vagy kibertámadás. 
  • Földrajzilag elosztott adatközpontok: A felhőszolgáltatók több adatközponttal rendelkeznek különböző földrajzi helyeken, ami növeli az adatok redundanciáját és elérhetőségét. 

Hozzáférés és szabályozás: 

  • Továbbfejlesztett hozzáférés-kezelés: A felhőalapú ERP rendszerek lehetővé teszik a finomhangolt hozzáférési jogosultságok beállítását, biztosítva, hogy csak a megfelelő személyek férjenek hozzá az érzékeny adatokhoz. 
  • Valós idejű monitorozás és jelentések: A felhőszolgáltatók valós idejű monitorozási és jelentési eszközöket kínálnak, amelyek segítenek a biztonsági események gyors észlelésében és kezelésében. 
  • Kettős hitelesítés és egyéb biztonsági intézkedések: A felhőalapú rendszerek gyakran támogatják a többfaktoros hitelesítést (MFA), amely növeli a fiókok biztonságát azáltal, hogy további azonosítási lépéseket igényel a hozzáféréshez. 

b. Desktop alapú ERP szoftver választása esetén: 

Adatok feletti nagyobb kontroll: 

  • Helyi adattárolás: A desktop alapú ERP rendszerek lehetővé teszik az adatok helyi szervereken való tárolását, ami nagyobb kontrollt biztosít a vállalkozás számára az adatok fizikai biztonsága felett. 
  • Adat-hozzáférés szabályozása: A vállalat saját infrastruktúrájának használata esetén a hozzáférési jogok és az adatbiztonsági intézkedések teljesen a cég irányítása alatt állnak, csökkentve a külső fenyegetések kockázatát. 
  • Szabályozási követelményeknek való megfelelés: Bizonyos iparágakban szigorú szabályozások vonatkoznak az adatkezelésre és -tárolásra, melyeket könnyebb betartani saját infrastruktúra használatával. 

Korlátozott külső hozzáférés: 

  • Zárt rendszer: A desktop alapú ERP rendszerek jellemzően zárt rendszerek, amelyek nincsenek kitéve az interneten keresztül érkező támadásoknak, mivel a hozzáférés korlátozott a belső hálózatra. 
  • Minimális külső támadási felület: Mivel a desktop alapú rendszerek nincsenek közvetlenül kitéve az internetnek, kevesebb lehetőség van külső támadásokra, mint például adathalászat vagy DDoS támadások. 
  • Offline Üzemmód: Ezek a rendszerek offline is működhetnek, ami tovább csökkenti a kibertámadások lehetőségét és biztosítja a folyamatos működést internetkapcsolat nélkül is. 

Testreszabott Biztonsági Intézkedések: 

  • Egyedi biztonsági protokollok: A vállalat saját rendszereiben könnyebben implementálhat egyedi biztonsági protokollokat és intézkedéseket, amelyek kifejezetten a vállalat igényeire szabottak. 
  • Részletes felügyelet és naplózás: A helyi rendszerekben a vállalat könnyebben nyomon követheti az összes hozzáférési és használati tevékenységet, így hatékonyabban tud reagálni a gyanús eseményekre. 
  • Gyors helyi válaszadás: Biztonsági incidensek esetén a helyi IT csapat gyorsan és hatékonyan tud beavatkozni, mivel minden rendszer és adat a helyszínen található. 

c. Hybrid alapú ERP szoftver választása esetén:

Rugalmasság és redundancia: 

  • Kettős adattárolás: A hibrid rendszer lehetővé teszi az adatok tárolását mind a helyi szervereken, mind a felhőben, így növelve az adatbiztonságot és a rendelkezésre állást. Ha az egyik tárolási hely meghibásodik, a másik még mindig elérhető. 
  • Helyi és távoli hozzáférés: Az érzékeny adatok tárolhatók a helyi szervereken, míg a kevésbé érzékeny információk a felhőben. Ez biztosítja, hogy a legkritikusabb adatok a legbiztonságosabb környezetben maradjanak, miközben a felhő rugalmasságát is kihasználják. 
  • Katasztrófatűrés: A hibrid megközelítés növeli a rendszer katasztrófatűrő képességét, mivel a helyi és felhő alapú infrastruktúra kombinálása biztosítja az adatok redundanciáját és a gyors helyreállítást katasztrófa esetén. 

Jobb kontroll és biztonsági intézkedések: 

  • Részletes hozzáférés-kezelés: A hibrid rendszer lehetővé teszi, hogy a vállalat különböző szintű hozzáférési szabályokat alkalmazzon a helyi és felhő alapú részeken. Például a kritikus üzleti adatokhoz csak a helyi hálózaton keresztül lehet hozzáférni, míg az általános adatok a felhőből is elérhetők. 
  • Kombinált biztonsági megoldások: A vállalat egyszerre használhatja a felhőszolgáltatók fejlett biztonsági megoldásait és a saját helyi biztonsági protokolljait, így maximális védelmet nyújtva az adatok számára. 
  • Valós idejű felügyelet és jelentéskészítés: A hibrid rendszer lehetővé teszi a valós idejű adatfigyelést és jelentéskészítést mind a helyi, mind a felhő alapú komponensek esetében, ezzel biztosítva a teljes rendszer átláthatóságát és a gyors reagálást biztonsági eseményekre. 

Költséghatékonyság és skálázhatóság: 

  • Költséghatékony adattárolás: A vállalat dönthet úgy, hogy a nagy mennyiségű adatot, amely nem igényel folyamatos hozzáférést, a felhőben tárolja, míg a gyakran használt, kritikus adatokat helyben tartja, így optimalizálva a költségeket. 
  • Skálázhatóság: A felhő alapú komponensek skálázhatóságának köszönhetően a vállalat könnyen bővítheti az ERP rendszert anélkül, hogy nagy beruházásokra lenne szükség a helyi infrastruktúrában. 
  • Rugalmas erőforrás-kezelés: A hibrid rendszer lehetővé teszi az erőforrások dinamikus elosztását, így a vállalat hatékonyabban tudja kezelni a terhelést és a biztonsági igényeket, optimalizálva a teljesítményt és a költségeket. 

A sok éves gyakorlat abba az irányba tereli a cégek vezetését, hogy a jelenlegi keretek mellet szükséges a fejlesztőcégek alkalmazásai az egyedi specifikációk integrációjához. A hybrid rendszerek ( cloud – desktop ) biztosítják a stabilitást, olyan helyzetek áthidalására, ha a felhő rendszerben történő működés esetlegesen akadályozott az internet elérésének korlátozott mivolta miatt. Egy gyártási/előállítási szegmensben ez teljes leállást eredményezhet, ami rendkívül magas költségeket és bevétel kiesést generálhat. 

2. A bevezetés fontos részlet kérdései: 

a. Az egyik jelentős pont az elképzelések pontos körvonalazása, melyet a cél alapján határoznak meg - a vállalkozás folyamatai és struktúrája alapján.
Készítsünk vázlatot a jelenlegi működési folyamatainkról. (Vannak akinek az a könnyeb, hogy leírják a lépéseket, mint egy esszét, de másoknak lehet hogy könnyebb átlátni a lerajzolt folyamatokat.)
Hallgassuk meg a kollégákat, és vegyük figyelmbe gondolataikat, és ötleteiket.
Törekedjünk a mindenki álltal elfogadható közös működési model megfogalmazására.

b. A másik nélkülözhetetlen elem az együttműködésre, amely a bázisát képezi a sikeres folyamatok kivitelezésének. Az esetlegesen felmerülő problémákat igyekezzünk közösen megoldani.
Legyen párbeszéd a vezetők és kollégák között.
Legyen folyamatos a kapcsolattartás a bevezetést végző csapattal is. 
Törekedjünk a tiszta egyenes kommunikációra.

c. A további kulcsfontosságú tényező az hogy a megfelelő erőforrások biztosítva legyenek.
Különítsük el a bevetezésre szán anyagi erőforrásokat.
Válasszuk ki, és jelöljük ki a csapatunkból a szakembereket akik a bevezetést szakmailag képviselik. Delegáljunk nekik időt arra hogy a bevezetésben el tudjanak mélyülni, és segíteni tudják a bevezető csapat munkáját.
Nem utolsó sorban bevezetés előtt szerezzük be a szükséges eszközöket, és berendezéseket.

d. Érdemes meghatározni egy pontos szakmai - idő intervallumot, mely akár sprintenként megvalósítást is tartalmazhat.
Készíttetsünk részletes bevezetési ütemtervet, mely a bevezetés átadási pontjait / határidejeit is meghatározza.

3. A bevezetést követő teendőket is érdemes áttekinteni: 

Támogatás: Az új rendszer bevezetése folyamán az alkalmazottaknak szükségük van támogatásra ahhoz, hogy hatékonyan alkalmazzák az új rendszert. A folyamatos támogatás segít megoldani az esetleges problémákat és kérdéseket, valamint biztosítja, hogy az alkalmazottak magabiztosan használják az új rendszert a mindennapi feladataik során. 

Frissítés: Az ERP rendszer állandó fejlődésen megy keresztül, új funkciókkal és javításokkal rendelkezik. Fontos, hogy az alkalmazottak naprakészek legyenek az új fejlesztésekkel és frissítésekkel kapcsolatban, hogy teljes mértékben kihasználhassák az ERP rendszer által nyújtott lehetőségeket és előnyöket. 

Edukáció: Az újonnan érkező alkalmazottaknak részletes oktatásra van szükségük az ERP rendszer használatával kapcsolatban. Ez segíti őket abban, hogy megismerjék az ERP rendszer működését, folyamatait és lehetőségeit, és hatékonyan alkalmazzák azt a mindennapi munkavégzés során. A folyamatos oktatás lehetővé teszi számukra, hogy gyorsan integrálódjanak a vállalat munkakörnyezetébe és hatékonyan hozzájáruljanak a vállalati célok eléréséhez. 

Jó olvasást kívánunk és várjuk véleményüket visszajelzés űrlapon 

Vissza a többi BLOG-hoz