Számlázóprogram kiválasztáshoz útmutató 2

Számlázó programra lenne szüksége?
Mi segítünk a választásban
Növekedő vállalkozásoknak 2. rész

Olvasási időtartam: 7 perc 

Jelenlegi fejezetünkben olyan cégvezetők számára szeretnénk direktívát nyújtani, akik vállalkozásukban összetettebb folyamatrendszerekkel dolgoznak és a felmerülő problémákra keresnek számlázási megoldást ( számla érkeztetés - iktatás, pénzügyi nyilvántartás, készletkezelés, partner nyilvántartás, megrendelés nyilvántartás, stb...). 

A fejlődéssel a megoldásra váró teendők jelentősen növekednek, így az adminisztratív feladatok elvégzéséhez le kell delegálni a tevékenységeket. Ebben a helyzetben a cég vezetőjének, több tényezőt is figyelembe kell vennie, hogy a legmegfelelőbb számlázó program kerüljön kiválasztásra.  

Hogyan és mi alapján válasszunk programot?  

Mint minden az életben, a szoftver választásban is a tudatosságra kell törekedni. A legjobb eredmény elrése érdekében, több terület oldaláról kell megvizsgálni a szoftvereket a( pl. pénzügy, könyvelés, raktár vs. gyártás vs. webshop vs. kereskedelem vs. szolgáltatás - iktatás, tb...) és az ily módon felmerülő kérdésekre kapott válaszok vezetnek el, az optimális rendszer kiválasztásához.  

Alapvető szempontokat már ezen a szinten nem kell vizsgálni, mint a könnyű, egyszerű, felhasználóbarát kezelés.  

Válaszoljon a kérdésekre, így jobban megismerheti igényeit, melyek segítik az analízisben, ezáltal csökkenti annak kockázatát, hogy nem a tökéletes  szoftver mellett dönt:  

  1. Milyen szegmensbe tartozik a vállalkozás?  Érdemes megvizsgálni, hogy fejlődés lehetőséget biztosít-e egy nem specifikus szoftver használatára. 
  2. Felmerülhet igény a gyűjtőszámlázásra?  Ha heti, két heti vagy havi számlázást szeretne alkalmazni, ez a funkció nélkülözhetetlen lesz a továbbiakban, melyben összegzésre kerül az adott időszakban leszállított termékek mennyisége és értéke. 
  3. Részelőlegű számla kibocsátása lenne a megfelelő vállalkozása számára?  Beruházások vagy szolgáltatások esetén is biztosítékot nyújthat részszámla kibocsátása, mely a beszállítandó termék vagy a szolgáltatás lefoglalását biztosító tételként jelenik a részszámlán. 
  4. Biztosítani kell a  termék nyomonkövethetőségét is ? Bizonyos termékek származásának visszakövethetőségét előírás szabályozza, ami elkerülhetetlenné teszi ennek megjelölését a számlán. 
  5. Meg kell jeleníteni a termék lejárati dátumát?  Bizonyos tételekről pontos információt kell biztosítani a vásárló számára, amely nem csak az előírások betartását szolgálja, hanem a vevő elégedettségét is fokozza.  
  6. Helyesbítő számlá készítését is magába foglalja a szoftver?  Rohanó világunkban már nélkülözhetetlen kellékét képezi a helyesbítő számla, amely lehetőséget biztosít arra, hogy bármilyen módosítás esetén helyesbítést eszközölhessen. 
  7. Egyéb szoftverekkel – modulokkal történő együttműködésre is alkalmas?  Kereskedelem, gyártás, szolgáltatás, webshop használata esetén is valószínű készletkezelési- , megrendelésnyilvántartási-, iktatási modulok ( programok) használta, amellyel történő együttműködés nélkülözhetetlen feltétel. 
  8. Könyvelést segítő funkciókat is tartalmazzon?  Az állományok átadása, amelyet csak be kell olvasnia a rendszerbe és nem kell kézzel rögzíteni minden számlát, vagy éppen a vevő adatait, jelentősen eliminálja az időt.  
  9. Párhuzamosan több felhasználó szeretné használni a számlázó szoftvert?  A feladatok rétegezettsége miatt nem elhanyagolható szempont, hogy az alkalmazottak egyidőben tudják a programot használni. 
  10. A későbbiekben legyen lehetőség bővítésre illetve felhőbe történő költözésre?  A vállalkozások mindig növekedésre törekednek, amelynek egyik alapfeltétele, hogy bővíthető legyen a rendszer. Természetesen digitális világunkban annak lehetőségét is meg kell vizsgálni, hogy a rendkívül nagy adatok tárolását, milyen módon tehetjük meg biztoságon adatveszteség nélkül, melynek egyik ismert formája a felhő szolgáltatás folyamatos adatmentéssel rendelkezik. 
  11. Biztosított az adatok hozzáférése?  A állandóan változó környezet felveti annak eshetőségét, hogy szükség van az adatok azonnali hozzáférésére. Ennek érdekében mindenképpen informálódjunk, hogy ennek lehetőségét biztosítja a szolgáltató. 
  12. Hybrid rendszer alternatíváját is szavatolja az eladó/szolgáltató?  Érdemes ennek opcióját is megvizsgálni, hogy a jelenlegi földi / desktop és felhő kereszteződési lehetősége adott-e a kezdeti lépéseknél. 
  13. Fontos részét képezze a kiegyenlítettség kezelése?  A számlázóprogramnak lehetőséget kell biztosítania a kiegyenlítések rögzítésére és nyilvántartására, ahhoz, hogy pontos képet tudjon alkotni a cég mindenkori gazdasági helyzetéről. Képesnek kell lennie arra, hogy nyomon kövesse a befolyt összegeket és azokat összekapcsolja a megfelelő számlákkal, a könyvelés támogatására illetve fejlesztések biztosításához. 
  14. Nem szeretne időt veszíteni? Tartalmazza a jogszabályi követelményeket és frissítéseket?  Ellenőrizze, hogy a kiválasztott szoftver megfelel-e az aktuális jogszabályi követelményeknek, és rendszeresen frissül-e annak érdekében, hogy mindig naprakész legyen. Az időfaktor figyelembe vétele és a szabályoknak történő megfelelés is segíti a kvalitatív munkavégzést. 
  15. Milyen supportot tartalmazzon a program?  Ha segítségre lenne szükség illetve kérdések merültek fel, előnyös olyan számlázóprogramot választani, amely tartalmaz ügyfélszolgálatot vagy supportot. Ez lehetővé teszi, hogy szakértők nyújtsanak segítséget a szoftver használatával kapcsolatos kérdésekben vagy a felmerülő problémák megoldásában. 
  16. Van olyan tevékenységre vonatkozó speciális törvényi előírás, amit figyelembe kell venni számláim kiállításakor?  A szoftverek  jelentős része, nem ad lehetőséget minden speciális terület jogszabályi előírásoknak való megfelelésre, és nem biztosítja, hogy a számlázási folyamatok összhangban legyenek a tevékenységére vonatkozó speciális törvényi előírásokkal. Fontos ennek teljeskörű tisztázása, hogy a későbbiekben ne akadályozza a munkafolyamatokat. 
  17. Készletmennyiséget kell kezelni a számlázóban?  Bizonyos programok lehetőséget nyújtanak a készletmennyiségek kezelésére, így hatékonyabban nyomon követhető a termékek állománya, mellyel időt takarít meg és erőforrást optimalizálhat. 
  18. Részét képezi a házi pénztárt kezelés a vállalkozásának?  Egyes szoftverek tartalmazzák a házi pénztár kezelést, amely a pénzügyi nyilvántartás és ellenőrzés szempontjából fontos területet fed le. 
  19. Digitális számla küldést, fizetési emlékeztetőt esetleg fizetési felszólítás küldését is szeretné egy rendszerből és adatbázisból kezelni?  Ezen funkciók hatékony kezelése, a pontos pénzügyi ismeretek biztosításában jelentős szerepet játszanak, rendkívül fontos elemei mind a könyvelési, mind a gazdasági architektúrának. 
  20. Szeretné, ha teljes rálátása lenne nem csak a kimenő, de a bejövő számláira is?  A pénzügyi egyenleg egyik nélkülözhetetlen részét képezi a bejövő számlák ismerete. Nem csak a cég gazdasági helyzete állapítható meg, de analízis készítése, készletek állapota vagy akár fejlesztések lehetőségének felmérésében is komoly szerepet játszhat. 

Ajánlásunk:  

InvoicePro Startup:  

Az InvoicePro Startup egy közepes méretű vállalkozásoknak szánt számlázási szoftver, amely rugalmasabb lehetőségeket nyújt a számlázási folyamatok kezelésére. Ez a számlatípus tartalmazza az InvoicePro Light összes alapvető funkcióját, és további haladóbb szolgáltatásokat kínál. Az InvoicePro Startup lehetővé teszi az állandó ügyfelek és termékek kezelését, valamint a számlák csoportosítását és kategóriákba sorolását.  

Ezen kívül az automatikus jelentéskészítés, az adószám ellenőrzés és az import/export lehetőségek is elérhetők az InvoicePro Startup számlázó szoftverben. Ha dinamikusabb és testreszabhatóbb számlázási megoldást keres, az InvoicePro Startup ideális választás lehet vállalkozása számára. A fejlesztőcsapat minden igénynek megfelelő módosítást biztosíthat, amely biztosítja a konstruktívitást.  

Előnyei:  

  • költséghatékonyság,  
  • humánerőforrás optimális pozícionálását teszi lehetővé 
  • automatizált munkafolyamatokat tartalmazó program az idő ráfordításának csökkentését eredményezi  
  • A ráfordítások csökkenése a profit növekedését eredményezi 
  • Bővíthető illetve speciális igényekre is alakítható a fejlesztő csapat által 

Jó kalandozást és sikeres választást kívánunk!  

Következő bejegyzésünkben a közepes méretű vállalkozásoknak szeretnénk segíteni, akik  komplex folyamatokat kívánnak kezelni. 

Vissza a többi BLOG-hoz